Minimalismo, praticidade e tecnologia estão entre as dicas de organização para escritórios que você encontra no post de hoje.
A vida em um escritório pode ser complexa ou facilitada, dependendo das escolhas de organização que os gestores fizerem.
Usando as ferramentas a seu favor, é possível deixar o escritório organizado e otimizado para facilitar seu dia a dia.
Entre as dicas, encontramos fatores que, por menores ou mais simples que sejam, já ajudam muito na rotina.
No post de hoje, vamos te dar algumas ideias que podem mudar a forma como você organiza sua empresa.
6 Dicas de organização para escritórios
1 – Tenha somente o necessário
A quantidade de documentos e utensílios em um escritório já costuma ser demasiadamente abundante.
Sendo assim, você não precisa abarrotar o ambiente com coisas que não são necessárias.
Talvez você tenha canetas demais, pensando que, um dia, pode precisar de algumas a mais.
Por que não simplesmente deixá-las guardadas no armário de material de escritório, então?
Ou, talvez, você tenha tantos objetos decorativos e porta-retratos em cima da sua mesa, que não há espaço para analisar um documento quando precisa.
Limpe os espaços e remova tudo o que não é necessário. Pode manter um ou outro objeto decorativo, mas não exagere!
2 – Use a tecnologia
Post-its são coisas do passado. Além de deixarem o ambiente visualmente poluído com tanto papel espalhado, eles ficam desorganizados e você acaba até se esquecendo de que alguma informação estava lá.
Ao invés disso, acostume-se a usar aplicativos e sites de notas virtuais.
Existem diversos sites de notas online que podem ser usados para acabar com a sobra de papéis no escritório.
Além disso, plataformas como Trello e Asana eliminam a necessidade de agendas físicas e calendários sobre as mesas.
3 – Planeje a decoração
Pode parecer supérfluo, mas você sabia que um ambiente visualmente desorganizado gera confusão mental no subconsciente?
O resultado disso é que a mente começa a tentar escapar desse local, encontrando cada vez mais motivos para dar uma “voltinha” lá fora.
Assim, sua equipe se torna improdutiva e acaba atrasando prazos, além de não entregar total qualidade nos resultados.
A solução para isso é muito simples. Planeje toda a decoração do escritório relacionando um item ao outro.
As paredes, o piso, os móveis, a iluminação e as cortinas ou persianas devem combinar e harmonizar entre si.
Dessa forma, você contribui com o conforto, a organização e o estímulo.
4 – Layout
Uma boa dica de organização para escritórios é aproveitar as ferramentas disponíveis para criar layouts inteligentes.
Por exemplo, a impressora pode ficar ao lado daquele profissional ou equipe que mais a utiliza.
As mesas podem ser viradas para as paredes, abrindo mais espaço no meio do escritório.
Ou você pode criar um corredor, com mesas de ambos os lados, viradas para a entrada da sala.
Tente pensar em como criar um fluxo ordenado no escritório. Se funcionário A precisa passar o serviço para funcionário B, eles devem estar lado a lado.
5 – Pisos elevados
Para aproveitar essa dica de organização para escritórios acima, sua empresa pode contar com os pisos elevados.
Eles são plataformas que ficam acima do nível do chão, criando um espaço que pode ser usado para passagem de cabos de energia e de telecomunicações, além de dutos de climatização.
Os pisos elevados podem ser instalados em qualquer ambiente e trazem uma funcionalidade superior, dispensando o uso de canaletas e, principalmente, evitando que os cabos fiquem espalhados no chão.
Você pode, inclusive, colocar um piso vinílico sobre os pisos elevados, finalizando a decoração com mais elegância.
6 – Regras
Por fim, a última dica de organização para escritórios é a dica mais simples: imponha regras aos funcionários.
É comum que cada colaborador queira transformar sua mesa em seu próprio recinto de trabalho.
Entretanto, isso acaba gerando desorganização, não apenas na mesa do colaborador, mas em todo o escritório.
Para evitar isso, imponha regras que devem ser respeitadas.
Deixar os colaboradores colocarem o que quiserem ou fazerem as coisas como bem entenderem é um erro que gera bagunça.
Afinal, todos precisam entender que estão dentro de uma empresa, e a organização deve ser levada a sério.
Para finalizar, conscientize sua equipe sobre os benefícios de ter um espaço de trabalho limpo, organizado e sem excesso de objetos.
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